Actualizado : 21 de agosto de 2024El sector sanitario ha experimentado una importante transformación en los métodos de comunicación. El Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP) ha surgido como un medio de comunicación cómodo y rentable para los profesionales sanitarios.
Sin embargo, con la naturaleza sensible de la información del paciente, es crucial mantener el cumplimiento de regulaciones como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). En 2022 se registraron aproximadamente 1,94 violaciones de datos sanitarios al día, con 500 registros o más, lo que hace que el cumplimiento de la HIPAA sea aún más importante.
En este artículo, profundizamos en el concepto de VoIP conforme a la HIPAA, las principales normas que rigen su cumplimiento y las posibles consecuencias de no adherirse a estas normas.
¿Qué es la VoIP conforme a la HIPAA?
La ley HIPAA, promulgada en 1996, establece las normas de protección de los datos confidenciales de los pacientes. Cuando se trata de sistemas de comunicación como VoIP en entornos sanitarios, es imprescindible garantizar el cumplimiento de la normativa HIPAA. Un sistema VoIP que cumple la HIPAA es una plataforma de comunicación que se adhiere a los estrictos protocolos de seguridad y privacidad de la HIPAA.
"Evalúe periódicamente los procesos de tratamiento de datos de su organización, garantizando el cifrado para la transmisión y el almacenamiento de datos, unos controles de acceso sólidos y la formación del personal sobre el cumplimiento de la HIPAA. Manténgase al día sobre la normativa HIPAA, realice auditorías periódicas y establezca asociaciones sólidas con proveedores que cumplan la HIPAA para mitigar posibles infracciones."
Principales normas de cumplimiento de la HIPAA
A continuación se exponen las principales normas aplicadas para cumplir la HIPAA. Estas normas garantizan que no se comparta ningún dato sin permiso.
1. Cifrado de datos
El cifrado de la información de los pacientes durante la transmisión es vital. La HIPAA exige el uso de técnicas de cifrado sólidas para proteger los datos de accesos no autorizados o interceptaciones. Los sistemas VoIP deben emplear protocolos de cifrado como Transport Layer Security (TLS) o Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) para proteger la información sensible.
2. 2. Control de acceso
Controlar el acceso a los datos de los pacientes es fundamental. La HIPAA exige estrictos controles de acceso y autenticación de usuarios. Los sistemas VoIP deben contar con medidas para autenticar a los usuarios, proporcionar acceso basado en funciones y garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder a la información de los pacientes.
3. Almacenamiento seguro
Los proveedores de VoIP deben garantizar un almacenamiento seguro de los registros de llamadas, los mensajes de voz y cualquier otra transmisión de datos que contenga información sobre los pacientes. Implementar bases de datos encriptadas, copias de seguridad periódicas y controles de acceso a los datos almacenados es esencial para cumplir las normas de la HIPAA.
4. Acuerdos de asociación empresarial (Business Associate Agreements, BAA)
Cuando se utilizan proveedores o vendedores de VoIP externos, las entidades sanitarias deben establecer Acuerdos de Asociados Comerciales. Estos acuerdos obligan legalmente al proveedor a cumplir la normativa HIPAA y garantizan la protección de los datos de los pacientes.
Consecuencias de no utilizar un número de teléfono virtual que cumpla la HIPAA
El incumplimiento de la normativa HIPAA en las comunicaciones VoIP puede acarrear graves consecuencias.
- Sanciones legales: Las infracciones de la HIPAA pueden dar lugar a cuantiosas multas, que oscilan entre miles y millones de dólares, en función de la gravedad y la duración del incumplimiento.
- Daños a la reputación: Las violaciones de la confidencialidad de los pacientes debidas a sistemas VoIP no conformes pueden empañar la reputación de un proveedor sanitario. Esta pérdida de confianza puede afectar significativamente a la fidelidad de los pacientes y a la posición de la organización en el sector.
- Datos de pacientes comprometidos: Sin las medidas de seguridad adecuadas, la información de los pacientes transmitida a través de sistemas VoIP se vuelve vulnerable a las filtraciones de datos, lo que puede dar lugar a robos de identidad, fraudes u otras formas de explotación.
Servicio telefónico conforme a la HIPAA: Buenas prácticas
En el contexto de la asistencia sanitaria, en el que se intercambia información confidencial de los pacientes, como en las empresas de telesalud como Henry Meds, es imprescindible cumplir la normativa de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Las mejores prácticas para un servicio telefónico conforme a la HIPAA son las siguientes
1. Elija un proveedor de VoIP que cumpla la HIPAA
Seleccione un proveedor de servicios VoIP que atienda específicamente al sector sanitario y conozca bien el cumplimiento de la HIPAA. Asegúrese de que el proveedor ofrece protocolos de cifrado, transmisión segura de datos y cumple las normas de seguridad y privacidad de la HIPAA.
2. Implementar el cifrado de extremo a extremo
El cifrado desempeña un papel fundamental en la seguridad de las comunicaciones. Utilice el cifrado de extremo a extremo para proteger las llamadas de voz, los mensajes y las transmisiones de datos. Deben emplearse tecnologías como Transport Layer Security (TLS) o Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) para cifrar los datos tanto en tránsito como en reposo.
3. Aplicar controles de acceso estrictos
Establezca controles de acceso estrictos para limitar y supervisar quién puede acceder a la información de los pacientes a través del sistema VoIP. Implemente autenticación multifactor, contraseñas seguras y acceso basado en roles para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos confidenciales.
4. Auditorías y actualizaciones de seguridad periódicas
Realice auditorías de seguridad rutinarias del sistema VoIP para identificar vulnerabilidades. Las actualizaciones periódicas de software, los parches y las mejoras de seguridad deben aplicarse con prontitud para mitigar los riesgos potenciales y garantizar la resistencia del sistema frente a las amenazas emergentes.
5. Grabación y almacenamiento seguros de las llamadas
Si las grabaciones de llamadas son necesarias a efectos de documentación, asegurarse de que estén codificadas y almacenadas de forma segura. Implantar protocolos de almacenamiento seguro, control de acceso y periodos de conservación de los registros de llamadas, mensajes de voz y otros datos grabados que contengan información del paciente.
6. Formar al personal en el cumplimiento de la HIPAA
Eduque a los empleados sobre la normativa HIPAA y los protocolos específicos relacionados con el uso de sistemas VoIP. Lleve a cabo sesiones de formación periódicas para garantizar que los miembros del personal son conscientes de sus responsabilidades a la hora de mantener el cumplimiento de la normativa y manejar la información de los pacientes de forma segura.
7. Celebrar acuerdos de empresa asociada (Business Associate Agreements, BAA)
Cuando colabore con proveedores externos o proveedores de servicios de VoIP, establezca Acuerdos de Asociados Comerciales (Business Associate Agreements, BAA). Estos acuerdos obligan legalmente al proveedor a cumplir la normativa HIPAA, garantizando la protección de los datos de los pacientes.
8. Supervisar y responder a los incidentes de seguridad
Implemente herramientas de supervisión sólidas para detectar rápidamente cualquier acceso no autorizado o violación de la seguridad. Establecer protocolos de respuesta a incidentes, incluidos procedimientos de notificación y medidas para mitigar el impacto de una posible brecha.
Los mejores proveedores de VoIP que cumplen la HIPAA
A continuación, hemos enumerado los principales proveedores que cumplen la HIPAA y ofrecen servicios de VoIP excepcionales.
1. CallHippo
CallHippo es un proveedor de servicios telefónicos basado en la nube que cumple la HIPAA, conocido por su interfaz fácil de usar y sus completas funciones. Para garantizar el cumplimiento de la HIPAA, CallHippo aplica sólidas medidas de seguridad, incluidos protocolos de cifrado para la transmisión y el almacenamiento de datos.
Ofrecen opciones seguras de grabación de llamadas, estrictos controles de acceso y configuraciones de privacidad personalizables para salvaguardar la información confidencial de los pacientes. CallHippo también ayuda a firmar acuerdos de asociación empresarial (BAA) para garantizar el cumplimiento cuando se manejan datos relacionados con la atención sanitaria.
2. Teclado
Dialpad es reconocida por sus innovadoras soluciones VoIP y sus herramientas de comunicación sin fisuras. En el sector sanitario, Dialpad garantiza el cumplimiento de la HIPAA empleando protocolos de cifrado como TLS y SRTP para la transmisión segura de datos.
Ofrecen controles administrativos para el acceso de los usuarios, encriptación de la grabación de llamadas y cumplimiento de los requisitos normativos. Dialpad también ayuda a las organizaciones a configurar sus sistemas para que cumplan las normas HIPAA y apoya la firma de BAA con clientes del sector sanitario.
3. Nextiva
Nextiva es reconocida por sus innovadoras soluciones de VoIP y sus herramientas de comunicación sin fisuras. En el sector sanitario, Nextiva garantiza el cumplimiento de la HIPAA empleando protocolos de cifrado como TLS y SRTP para la transmisión segura de datos. Ofrecen controles administrativos para el acceso de los usuarios, cifrado de grabaciones de llamadas y cumplimiento de los requisitos normativos. Nextiva también ayuda a las organizaciones a configurar sus sistemas para que cumplan las normas HIPAA y apoya la firma de BAA con clientes del sector sanitario.
4. Zoom
Zoom, conocido por sus capacidades de videoconferencia, ha tomado medidas para abordar el cumplimiento de la HIPAA. Ofrece una plataforma especializada, Zoom for Healthcare, diseñada para cumplir las normas de la HIPAA. Zoom for Healthcare emplea cifrado de extremo a extremo para las reuniones, autenticación segura de usuarios y admite BAA para garantizar el cumplimiento en el manejo de los datos de los pacientes durante las sesiones de telesalud. Además, Zoom ofrece controles administrativos y almacenamiento seguro en la nube para proteger la información sanitaria confidencial.
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Utilice la VoIP de CallHippo que cumple la HIPAA
El compromiso de CallHippo con el cumplimiento de la HIPAA va más allá de las funciones; se centran en mantener un entorno de comunicación seguro y fiable para las organizaciones sanitarias.
Al ofrecer encriptación, controles de acceso, gestión segura de datos y asistencia para el cumplimiento de la normativa, CallHippo pretende ayudar a las entidades sanitarias a cumplir la normativa HIPAA al tiempo que aprovechan las ventajas de la tecnología VoIP para una comunicación fluida.
1. Protocolos de cifrado
CallHippo da prioridad a la seguridad de los datos mediante la implementación de protocolos de cifrado robustos como Transport Layer Security (TLS) y Secure Real-time Transport Protocol (SRTP). Estos protocolos garantizan la encriptación de los canales de comunicación, protegiendo la información confidencial de los pacientes frente a accesos no autorizados o interceptaciones durante la transmisión.
2. Grabación segura de llamadas
La plataforma permite la grabación segura de llamadas, lo que garantiza que las conversaciones grabadas que contienen información del paciente se cifran y almacenan de forma segura. CallHippo ofrece funciones para gestionar y almacenar estas grabaciones de conformidad con las directrices de la HIPAA.
3. 3. Controles de acceso
CallHippo proporciona controles administrativos y mecanismos de autenticación de usuarios para gestionar los derechos y permisos de acceso. Esto permite a las organizaciones sanitarias aplicar estrictos controles de acceso, garantizando que solo el personal autorizado tenga acceso a la información relacionada con los pacientes.
4. Acuerdos de asociación empresarial (Business Associate Agreements, BAA)
CallHippo ayuda a las entidades sanitarias a firmar Acuerdos de Asociados Comerciales (BAA). Estos acuerdos obligan legalmente al proveedor de servicios VoIP a cumplir la normativa HIPAA, garantizando la protección de los datos de los pacientes y manteniendo los estándares de cumplimiento.
5. Configuración de privacidad personalizable
La plataforma ofrece parámetros de privacidad personalizables, lo que permite a las organizaciones sanitarias configurar el sistema según sus necesidades específicas de cumplimiento de la HIPAA. Esto incluye el establecimiento de permisos de acceso, niveles de cifrado y otras funciones de seguridad adaptadas para salvaguardar los datos de los pacientes.
¿Quiere conseguir el mejor sistema telefónico que cumpla la HIPAA?
Conclusión
En última instancia, la elección de un proveedor de VoIP que cumpla la HIPAA, como CallHippo, no sólo garantiza la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa, sino que también fomenta una infraestructura de comunicación fiable y de confianza, esencial para prestar servicios sanitarios de calidad y salvaguardar la confidencialidad de los pacientes.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cómo saber si se infringen o no las normas de la HIPAA?
Es posible que esté infringiendo las normas de la HIPAA si se produce un acceso no autorizado a la información de los pacientes, falta de cifrado durante la transmisión de datos, controles de acceso inadecuados, eliminación incorrecta de la PHI, incumplimiento de la obligación de notificar las infracciones o incumplimiento de los requisitos de formación de la HIPAA.
¿Qué sectores exigen el cumplimiento de la normativa HIPAA?
Los proveedores de asistencia sanitaria (médicos, hospitales, clínicas), los planes de salud (compañías de seguros, Medicare, Medicaid), los centros de intercambio de información sanitaria y los asociados comerciales (entidades terceras que manejan información sanitaria protegida) están obligados a cumplir la normativa HIPAA.
Publicado : 1 de diciembre de 2023
Supriya Bajaj es una desarrolladora de contenidos senior con una inmensa experiencia en el ámbito de la telefonía VoIP. Con un profundo conocimiento de los sistemas VoIP y de las tecnologías emergentes en este campo, ofrece contenidos perspicaces y específicos. Conocida por simplificar temas complejos y por sus artículos de liderazgo intelectual, Supriya ofrece contenidos prácticos tanto para el público técnico como para el no técnico.
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