¿Qué son las soluciones de comunicación empresarial? Guía completa

Autor: Anant Berge

Actualizado : 16 de septiembre de 2025

Chats de equipo en una aplicación. Llamadas en otra. Notas de proyecto dispersas en correos electrónicos. Es fácil ver cómo se rompe la comunicación en esta situación.

Una plataforma de comunicación empresarial lo soluciona. Combina los canales en un solo sistema y agiliza y facilita el trabajo.

De hecho, el 64% de los directivos afirman que una comunicación eficaz ha mejorado la productividad de su equipo.

En esta guía, aprenderá qué solución de comunicación empresarial podría tener el mayor impacto en su negocio.

¿Qué es una plataforma de comunicación empresarial?

Una plataforma de comunicación empresarial puede reunir todas sus conversaciones y herramientas de colaboración en un solo lugar. No tiene que alternar entre correos electrónicos, aplicaciones de chat y sistemas telefónicos. Su equipo puede conectarse entre sí a través de una única herramienta. Esto le facilita y agiliza la comunicación.

Y no se trata sólo de hablar. Se trata más bien de trabajar mejor juntos. Desde actualizaciones de proyectos hasta llamadas a clientes, todo sucede de forma organizada.

Las investigaciones demuestran que el trabajador medio dedica 3 horas y 43 minutos al día a diferentes canales de comunicación como el correo electrónico, la mensajería, las videollamadas o las llamadas telefónicas. Aquí, si utilizas una buena plataforma, te ayudará a recuperar ese tiempo y centrarte en el trabajo real y más importante.

Categorías de soluciones de comunicación empresarial

Los equipos modernos utilizan diferentes herramientas de comunicación para colaborar dentro de sus equipos. Algunas herramientas se centran en las llamadas de voz. Otras lo hacen en la mensajería o el vídeo. Al mismo tiempo, hay otras que sólo se centran en el seguimiento de proyectos.

Cada categoría resuelve un rompecabezas concreto en el proceso de comunicación. Conocerlas bien te ayudará a elegir la más adecuada para tu equipo.

1. Sistema de telefonía empresarial VoIP

VoIP significa Voz sobre Protocolo de Internet. Estos sistemas permiten hacer llamadas de voz a través de Internet en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. Las funciones que incluyen son enrutamiento de llamadas, buzón de voz, grabación de llamadas y mucho más. VoIP ayuda a los equipos a estar localizables, reduce los costes de las llamadas y, lo que es más importante, mejora la atención al cliente.

1. CallHippo

CallHippo es un proveedor líder de soluciones VoIP. Es un sistema de telefonía empresarial basado en la nube. Los equipos pueden obtener números locales o gratuitos en más de 50 países. Se puede utilizar en un ordenador de sobremesa o en un dispositivo móvil. No se necesita hardware. Las funciones integradas son la grabación de llamadas, el desvío inteligente de llamadas y la cola de llamadas.

Características principales

• Números locales y gratuitos
• Grabación de llamadas
• Análisis de llamadas
• Integraciones CRM
• Transcripción del buzón de voz
• Enrutamiento inteligente de llamadas

Lo mejor para
Pequeñas y medianas empresas que necesitan un sistema telefónico escalable.

Precios

• Básico: 0 $ por usuario/mes
• Starter: 18 $ por usuario/mes
• Profesional: 30 $ por usuario/mes
• Ultimate: 42 $ por usuario/mes

2. OpenPhone

OpenPhone es una moderna aplicación de telefonía para empresas que se centra en la simplicidad. Ofrece números compartidos, respuestas automáticas y debates internos. Es ideal para equipos que buscan herramientas de telefonía y mensajería.

Características principales

• Transcripción del buzón de voz
• Bandejas de entrada compartidas
• Respuestas automáticas
• Integraciones
• Resúmenes de convocatorias AI

Lo mejor para

Empresas que necesitan funciones flexibles de teléfono y mensajería

Precios

• Starter: 15 $ por usuario/mes
• Empresas: 23 $ por usuario/mes
• Escala: 35 $ por usuario/mes
• Sona: 49 $ al mes por 50 llamadas

2. Software CRM

CRM es una herramienta conocida como Customer Relationship Management. Gestiona los datos de los clientes, las interacciones y el canal de ventas. Ayudan a los equipos a alinearse con la información del cliente y a mejorar los procesos de seguimiento y rastreo. Estas soluciones son esenciales para las organizaciones que buscan mejorar la experiencia del cliente.

1. HubSpot

HubSpot es una solución de CRM de renombre que proporciona un conjunto completo de herramientas para ventas, marketing y servicios. El plan básico es gratuito. A medida que creces, puedes añadir automatización de marketing, puntuación de clientes potenciales, herramientas de servicio y más funciones. Unifica los datos de los clientes en todos los equipos.

Características principales

• Gestión de contactos y acuerdos
• Flujos de trabajo automatizados de correo electrónico y marketing
• Chat en directo y herramientas de asistencia
• Cuadros de mando de informes
• Integraciones y mercado de aplicaciones

Lo mejor para

Ideal para alinear marketing, ventas y asistencia.

Precios

• Comienza gratis
• Starter: 8,52 $ al mes/plaza
• Profesional: 840,36 $ al mes
• Empresa: 3397,70 $ al mes

2. Salesforce

Salesforce es un potente CRM que cuenta con una profunda personalización y se escala fácilmente. Puede crear flujos de trabajo personalizados en él. Además, también le permite automatizar procesos complejos e integrarlos fuertemente. Para ello se necesita más configuración, y las funciones son muy robustas.

Características principales

• Amplia gama de "nubes" (por ejemplo, nube de ventas, nube de servicios)
• Automatización avanzada y herramientas de IA
• Cuadros de mando personalizados
• Informes
• Amplio ecosistema de integración

Lo mejor para

Empresas medianas y grandes. Organizaciones que necesitan personalizaciones.

Precios

• Starter: 25 $ por usuario/mes
• Pro: 100 $ por usuario/mes

3. Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos le ayuda a seguir, planificar y gestionar sus flujos de trabajo. Las buenas herramientas de gestión de proyectos le dan visibilidad, le ayudan a fijar plazos y a asignar tareas. En general, el caos causado en sus proyectos se reduce considerablemente con esta solución de software. Estas herramientas son cruciales para los equipos que desean agilizar las operaciones y aumentar la eficiencia.

1. Lunes.com

Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos que ofrece flujos de trabajo personalizables. Los equipos pueden realizar un seguimiento de las tareas, gestionar proyectos y colaborar fácilmente. Viene con diferentes vistas como Kanban, Gantt y calendario. Esto hace que el trabajo sea organizado y sencillo.

Características principales

• Flujos de trabajo personalizables
• Seguimiento de tareas y proyectos
• Múltiples vistas (Kanban, Gantt, Calendario)
• Automatización del flujo de trabajo
• Integración de aplicaciones

Lo mejor para

Equipos pequeños y grandes que desean flexibilidad en la gestión de proyectos.

Precios

• Básico: 9 $ por usuario/mes
• Estándar: 12 $ por usuario/mes
• Pro: 19 $ por usuario/mes
• Empresa: Precios personalizados

2. Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos sencilla y visual. Utiliza tableros, listas y tarjetas para gestionar proyectos. Es fácil de configurar. Además, ayuda a los equipos a hacer un seguimiento de las tareas con poco esfuerzo. También puedes personalizar tus flujos de trabajo con potenciadores e integraciones.

Características principales

• Tableros Kanban
• Campos personalizados y listas de control
• Vistas de calendario y cronología
• Automatización con Butler
• Integraciones

Lo mejor para

Equipos pequeños y medianos, autónomos o empresas que necesitan una herramienta ligera.

Precios

• Plan gratuito disponible
• Estándar: 5 $ por usuario/mes
• Premium: 10 $ por usuario/mes
• Empresa: 17,50 $ por usuario/mes

4. Software de videoconferencia

Las herramientas de videoconferencia permiten a sus equipos reunirse virtualmente. Admiten videollamadas, seminarios web y pantallas compartidas. Esto facilita la colaboración desde casi cualquier lugar.

1. Zoom

Zoom es una popular plataforma de videoconferencia. Es conocida por su interfaz sencilla y su conexión fiable. Los equipos la utilizan para reuniones, seminarios web y eventos en línea. También ofrece salas de descanso y opciones de grabación.

Características principales

• Reuniones de vídeo y audio en alta definición
• Compartir y grabar pantallas
• Salas de descanso
• Fondos virtuales
• Acogida de seminarios web

Lo mejor para

Empresas de todos los tamaños que necesitan videoconferencias fiables.

Precios

• Básico: gratuito (límite de 40 minutos)
• Pro: 14,99 $ por usuario/mes
• Empresas: 19,99 $ por usuario/mes
• Empresa: Precios personalizados

2. Cisco Webex

Cisco Webex es una plataforma de videoconferencia segura. Ofrece funciones como compartir archivos, grabar reuniones y mensajería en equipo. Es muy utilizada por las empresas. La plataforma también admite eventos a gran escala, lo que la hace adecuada para equipos globales.

Características principales

• Reuniones por vídeo HD
• Compartir y grabar pantallas
• Mensajes de equipo integrados
• Asistencia a reuniones mediante IA
• Fuertes medidas de seguridad

Lo mejor para

Empresas medianas y grandes que necesitan una colaboración segura.

Precios

• Webex Gratis: Gratis
• Webex Starter: 14,50 $ por usuario/mes
• Webex Business: 25 $ por usuario/mes
• Empresa: Precios personalizados

5. Plataforma de mensajería

Las plataformas de mensajería permiten a los equipos chatear, compartir archivos y colaborar rápidamente. Reducen la necesidad de largos hilos de correo electrónico. Esto mantiene las discusiones en un solo lugar.

1. Holgura

Slack es una aplicación de mensajería líder para empresas. Ofrece canales para debates organizados e integraciones con cientos de herramientas. Los equipos también pueden compartir archivos y conectarse con aplicaciones que ya utilizan.

Características principales

• Canales de equipo y chats privados
• Intercambio de archivos
• Automatización del flujo de trabajo
• Reuniones por vídeo y audio
• Integración de aplicaciones

Lo mejor para

Pequeñas y grandes empresas que desean una comunicación organizada.

Precios

• Plan gratuito disponible
• Pro: 7,25 $ por usuario/mes
• Business+: 12,50 $ por usuario/mes
• Red para empresas: Precios personalizados

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams es una aplicación de mensajería y colaboración. Incluye chat, reuniones de vídeo y uso compartido de archivos. Se integra bien con las aplicaciones de Microsoft 365. Esto hace que sea una opción natural para las empresas que ya utilizan herramientas de Microsoft.

Características principales

• Chat en equipo y privado
• Reuniones en vídeo
• Almacenamiento e intercambio de archivos
• Colaboración en la pizarra
• Integraciones de Microsoft 365

Lo mejor para

Empresas que ya utilizan Microsoft 365 o empresas que necesitan una comunicación todo en uno.

Precios

• Plan gratuito disponible
• Microsoft Teams Essentials: $4 por usuario/mes
• Microsoft 365 Business Basic: 6 € por usuario/mes
• Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ por usuario/mes

Consideraciones clave para elegir una solución de comunicación empresarial

Hay otros parámetros, además de las características, que debe tener en cuenta antes de elegir una plataforma. A continuación se indican algunos factores clave a tener en cuenta:

1. Escalabilidad

Su empresa no siempre tendrá el mismo tamaño. Por eso su herramienta de comunicación también debe crecer con usted.

Elija una solución que le permita añadir usuarios o actualizar funciones sin grandes interrupciones. De este modo, evitarás el engorro de tener que cambiar de plataforma a posteriori.

2. 2. Relación calidad-precio

Todas las empresas tienen un presupuesto. La solución adecuada ofrece prestaciones potentes y no hay que pagar demasiado por ella.

Compare bien los niveles de precios. Asegúrate de que las funciones que necesitas hoy y en el futuro están incluidas y a un precio justo.

3. 3. Satisfacción del cliente

Los clientes satisfechos significan que la herramienta funciona bien en situaciones reales. Las reseñas y los testimonios ofrecen una imagen clara del rendimiento.

Comprueba las valoraciones en sitios de confianza. Presta atención a los comentarios que hablan de su fiabilidad y atención al cliente.

4. Alcance de la automatización

La automatización ahorra tiempo y reduce el esfuerzo manual. Cuantas más tareas rutinarias gestione una herramienta, mejor ayudará a su equipo.

Comprueba si la plataforma ofrece automatización del flujo de trabajo, ayuda de IA o integraciones. Estas funciones pueden liberar a tu equipo para un trabajo más significativo.

5. Garantizar los beneficios del equipo (apoyo, formación, ensayos)

Incluso las mejores herramientas fracasan si su equipo no sabe utilizarlas bien. Por eso son importantes el apoyo y la formación.

Compruebe si la herramienta ofrece ayuda para la incorporación y periodos de prueba. Así su equipo se sentirá seguro desde el principio. Una buena adopción por parte del usuario es crucial para el éxito.

Tipos de soluciones de comunicación para empresas

No todas las empresas necesitan el mismo tipo de soluciones de comunicación. La elección real depende de cómo se comunique tu equipo y de la flexibilidad que quiera tener.

Veamos los principales tipos de soluciones de comunicación para empresas:

1. Plataformas de comunicación basadas en la nube

Las plataformas basadas en la nube funcionan en Internet. En realidad, no necesitan hardware pesado ni configuración. Basta con conectarse y empezar a utilizarlas. Esto las hace flexibles y fáciles de ampliar a medida que crece su negocio.

Además, son más económicos que los sistemas tradicionales. Las actualizaciones son automáticas y los equipos pueden utilizarlos desde cualquier lugar.

Por eso son muy populares entre los equipos remotos e híbridos. Estos servicios en la nube suelen incluir sólidas medidas de seguridad para proteger la información sensible.

2. Sistemas in situ

Los sistemas in situ se instalan directamente en su oficina. Utilizan servidores y hardware propiedad de la empresa. Las empresas que tienen una seguridad de datos estricta suelen preferir este modelo.

Estos sistemas ofrecen un control total sobre los datos y la configuración. Sin embargo, requieren unos costes iniciales más elevados y una asistencia informática periódica. Los equipos de pequeñas empresas pueden encontrarlos menos prácticos en comparación con las soluciones en la nube.

Estos sistemas requieren más recursos para su mantenimiento, pero ofrecen un control total de la seguridad y el cumplimiento de la normativa.

3. Soluciones omnicanal de comunicación con el cliente

Herramientas omnicanal como ControlHippo conectan varios puntos de contacto con el cliente en una única plataforma. Esto incluye correos electrónicos, redes sociales, chats y llamadas telefónicas. Los consumidores no tienen que repetirse en distintos canales.

Para las empresas, mejora la calidad del servicio y la confianza de los clientes. Los equipos obtienen una visión completa de las interacciones en un solo lugar. Esto conduce a tiempos de respuesta más rápidos y relaciones más sólidas.

Ventajas de utilizar una plataforma de comunicación empresarial

La columna vertebral del trabajo en equipo es una comunicación clara. Una plataforma única hace algo más que conectar a las personas. A continuación se enumeran las principales ventajas:

1. Mejora de la productividad del equipo

Cuando todas las herramientas están en el mismo sitio, los equipos pierden menos tiempo cambiando de aplicación. Los flujos de trabajo son más fluidos. Además, la atención se centra en las tareas más importantes.

Esta mejora en la comunicación de su equipo se traduce en una mayor productividad general.

2. Toma de decisiones más rápida

Cuando el acceso a chats, llamadas y archivos es rápido, la toma de decisiones no suele atascarse en cadenas de correos electrónicos. En consecuencia, los líderes pueden actuar con mayor rapidez. Además, los equipos pueden avanzar con confianza.

3. Ahorro de costes y eficiencia

Una sola plataforma reduce la necesidad de múltiples herramientas y suscripciones. También reduce los costes de formación. Esto facilita la puesta en marcha de los equipos. Las empresas pueden conseguir cosas increíbles cuando centran su inversión en las comunicaciones unificadas.

4. Relaciones más sólidas con los clientes

Una comunicación eficaz significa respuestas más rápidas y actualizaciones más claras. Los clientes se sienten valorados, y esto genera confianza con el tiempo. Unas buenas pautas de comunicación ayudan a mantener la satisfacción del cliente a largo plazo.

Tendencias futuras de los servicios de comunicación empresarial

La comunicación empresarial está cambiando rápidamente. Las nuevas herramientas y tecnologías están dando forma a la forma en que se conectan los equipos. Estas son las tendencias que guiarán el futuro:

1. Soluciones de comunicación basadas en IA

La IA ya no es una palabra de moda en comunicación. Ayuda a resumir llamadas y enrutar mensajes. Y lo que es más importante, predice las necesidades del cliente. Cerca del 72% de las empresas han empezado a utilizar la IA para al menos una función empresarial.

A medida que mejoren las herramientas de IA, las empresas ahorrarán tiempo y reducirán los errores. Este cambio permitirá a los equipos centrarse más en la estrategia y un poco menos en el trabajo rutinario. Estos conocimientos permitirán mejorar los objetivos empresariales y la mejora continua.

2. Plataformas "Mobile-First

La mayoría de los empleados prefieren trabajar sobre la marcha. Las plataformas móviles permiten a los equipos acceder a llamadas, chats y archivos directamente desde sus teléfonos.

Las herramientas móviles garantizan que nadie esté confinado en un escritorio, a medida que se populariza el trabajo remoto e híbrido. Como resultado, los equipos siguen siendo adaptables y receptivos. Las buenas plataformas funcionan en cualquier dispositivo con un tiempo de inactividad mínimo.

3. Colaboración virtual y trabajo a distancia

La colaboración ya no se limita a las paredes de la oficina. Herramientas como las pizarras virtuales y los espacios de trabajo compartidos reúnen a las personas desde cualquier lugar.

El trabajo a distancia se está convirtiendo en la norma. Estas soluciones mantendrán a los equipos comprometidos y conectados. Hacen posible el trabajo en equipo incluso a través de zonas horarias. Esto permite a las organizaciones mantener todo funcionando sin problemas independientemente de la ubicación.

Conclusión

Una buena comunicación no es algo que se pueda tener. Es exactamente lo que mantiene alineados a los equipos. Además, mantiene a los clientes contentos y a las empresas en marcha. La plataforma adecuada puede reducir el ruido, ahorrar tiempo y crear conexiones duraderas.

Ahora le toca a usted. Eche un vistazo a sus herramientas de trabajo actuales. Pregúntese si realmente le facilitan el trabajo o si sólo contribuyen al desorden.

Si está listo para explorar una forma más inteligente de gestionar las conversaciones con los clientes, CallHippo es un buen punto de partida. Aporta potentes funciones de VoIP en una sencilla plataforma basada en la nube, que está diseñada para equipos modernos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre un sistema de comunicación empresarial y un servicio?

Un sistema de comunicación empresarial es una configuración global que gestiona el aspecto de la comunicación. Por ejemplo, una red telefónica o una plataforma. Pero un servicio es el proveedor o una herramienta que ofrece funciones específicas dentro de ese sistema. En realidad, ambos trabajan juntos para mejorar la comunicación.

2. ¿Hasta qué punto son seguras las plataformas de comunicación empresarial basadas en la nube?

La mayoría de las plataformas basadas en la nube utilizan cifrado y normas de cumplimiento para proteger los datos. También ofrecen sistemas seguros de control de acceso. Aunque ningún sistema está exento de riesgos al 100%, los proveedores de confianza mantienen actualizaciones de seguridad periódicas para reducir los riesgos y salvaguardar la comunicación empresarial. La fiabilidad de estas plataformas ha mejorado mucho con mejores medidas de seguridad.

3. ¿Pueden las plataformas de comunicación integrarse con las herramientas CRM?

Sí. Muchas plataformas se integran sin problemas con CRM y las herramientas existentes. Esto significa que las llamadas, los chats y los correos electrónicos pueden sincronizarse directamente con los registros de los clientes. Como resultado, los equipos ahorran tiempo. Además, siempre tienen la información actualizada del cliente en un solo lugar. Esta mejora de la gestión de contactos ayuda a los equipos a ofrecer un mejor servicio a los clientes.

Publicado : 15 de septiembre de 2025

Anant Berge

Anant Berge es un redactor de contenidos B2B SaaS que crea contenidos atractivos, centrados en el usuario y orientados al SEO para empresas tecnológicas. Con un don para simplificar ideas complejas y una pasión por contar historias, Anant crea narrativas que ayudan a las marcas a conectar con su audiencia a través de blogs y contenido web.

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