8 mejores software de registro de llamadas para Helpdesk en 2025

Autor: Supriya Bajaj

Actualizado : 17 de septiembre de 2025

Las empresas están adoptando herramientas avanzadas para mejorar las capacidades de telecomunicación. Entre ellas, el software de registro de llamadas es fundamental para optimizar los procesos de gestión de llamadas. A medida que nos acercamos a 2025, un informe de Microsoft destaca que casi el 95% de las interacciones con los clientes serán analizadas por herramientas de sentimiento, lo que pone de relieve la creciente importancia de grabar y analizar los registros de llamadas para comprender las emociones de los clientes a partir de las interacciones.

Este artículo explora el registro de llamadas, su dinámica operativa, los distintos tipos y las características esenciales que son cruciales para las empresas que desean integrar soluciones eficaces de registro de llamadas en sus operaciones.

¿Qué es el registro de llamadas?

El registro de llamadas, comúnmente conocido por su término técnico "registrador de llamadas telefónicas", es una tecnología utilizada para grabar y analizar llamadas telefónicas. Este sistema captura información detallada sobre las llamadas entrantes y salientes, incluida la duración de la llamada, la marca de tiempo, el identificador de la llamada y el número de destino. Para las empresas que necesitan comprobar el historial de llamadas de un número de móvil para una verificación adicional, estos datos pueden cruzarse con los registros de llamadas para un seguimiento completo de la interacción.

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Consejo profesional

Invertir en software de registro de llamadas no sólo mejora la comunicación y la colaboración, sino que también facilita información valiosa para impulsar el crecimiento de la empresa y mejorar la satisfacción del cliente. 

Si elige la solución adecuada, como CallHippo, adaptada a sus necesidades, podrá elevar sus operaciones y mantenerse a la cabeza del competitivo mercado.

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¿Cómo funciona el registro de llamadas?

En esencia, el registro de llamadas funciona a través de un software de registro de llamadas basado en web, que se integra perfectamente con el sistema de telefonía de una empresa. Este software registra automáticamente todas las llamadas entrantes y salientes, almacenando los datos en una base de datos centralizada accesible a través de Internet.

Los usuarios pueden acceder a esta información a través de un panel de control que ofrece diversas herramientas analíticas e informes. El software de registro de llamadas basado en web está diseñado para ser intuitivo, lo que permite a los usuarios navegar fácilmente por los datos, generar informes y obtener información práctica sin necesidad de grandes conocimientos técnicos.

Tipos de software de registro de llamadas

El software de registro de llamadas varía en complejidad y funcionalidad para adaptarse a las distintas necesidades empresariales, desde el seguimiento básico de llamadas hasta plataformas analíticas avanzadas.

1. Software de registro de llamadas local

El software de registro de llamadas in situ se instala y opera desde el servidor interno y la infraestructura informática de una empresa. Esta categoría ofrece a las empresas un control total sobre sus operaciones de registro de llamadas, garantizando la seguridad de los datos y opciones de configuración personalizadas.

Es especialmente adecuado para organizaciones con políticas estrictas de control de datos o que operan en sectores con estrictos requisitos de cumplimiento normativo. Sin embargo, suele requerir importantes inversiones iniciales en hardware y recursos informáticos para su mantenimiento y actualización.

2. Software de registro de llamadas basado en la nube

El software de registro de llamadas basado en la nube o en la web, alojado en los servidores del proveedor, ofrece flexibilidad y escalabilidad sin necesidad de una inversión inicial sustancial en hardware. Este tipo de software permite a las empresas acceder a sus registros de llamadas y a los análisis correspondientes a través de Internet, lo que facilita la gestión de plantillas remotas y de múltiples ubicaciones.

Las soluciones en la nube suelen basarse en suscripciones, lo que ofrece una opción rentable y de bajo mantenimiento para empresas de todos los tamaños. También garantizan actualizaciones automáticas y medidas de seguridad de última generación gestionadas por el proveedor de servicios.

Características importantes del software de registro de llamadas

Seleccionar el software de registro de llamadas adecuado implica comprender las características clave que pueden tener un impacto significativo en las estrategias de comunicación empresarial.

1. Análisis en tiempo real

Los análisis en tiempo real permiten un seguimiento instantáneo de las métricas de llamadas, lo que ayuda a las empresas a identificar tendencias y problemas en el momento en que se producen. Esta información inmediata permite tomar decisiones rápidas para mejorar la satisfacción del cliente, ajustar los niveles de personal y gestionar los flujos de llamadas con eficacia, garantizando que la calidad del servicio siga siendo alta.

2. Grabación de llamadas

La grabación de llamadas es una función esencial para el control de calidad, ya que ofrece un repositorio de todas las interacciones con los clientes. Esta capacidad es esencial para formar al personal, revisar las interacciones polémicas y garantizar el cumplimiento de las normas del sector, sirviendo en última instancia como herramienta para la mejora continua y la resolución de conflictos.

3. Capacidades de integración

La integración con otros sistemas empresariales, como CRM y ERP, permite un flujo fluido de información entre plataformas. Esta conectividad enriquece los perfiles de los clientes con los detalles de las llamadas, agilizando los procesos y permitiendo un servicio personalizado, lo que mejora el compromiso del cliente y la eficiencia operativa.

4. Informes personalizables

Los informes personalizables permiten a las empresas centrarse en métricas de rendimiento específicas que se alinean con sus objetivos estratégicos. Al adaptar los informes a sus necesidades, las organizaciones pueden obtener información significativa que les ayude a tomar mejores decisiones, optimizar sus operaciones y centrarse en áreas de mejora.

5. Escalabilidad

La escalabilidad garantiza que el software de registro de llamadas pueda crecer con una empresa, acomodando volúmenes de llamadas crecientes y usuarios adicionales sin degradar el rendimiento. Esta flexibilidad es crucial para mantener la calidad del servicio y la fiabilidad del sistema a medida que la empresa crece, lo que la convierte en una solución a largo plazo.

8 mejores programas de registro de llamadas para Helpdesk

Descubra la mejor aplicación de registro de llamadas que ofrece funciones completas de seguimiento de llamadas, análisis e informes, lo que permite a las empresas optimizar los procesos de comunicación y mejorar las interacciones con los clientes.

Estas soluciones ofrecen diversas funciones, escalabilidad y capacidades de integración adaptadas a una amplia gama de requisitos y preferencias empresariales.

1. CallHippo

CallHippo es una solución de telefonía basada en la nube que integra a la perfección funciones de registro de llamadas, graba automáticamente las llamadas y documenta todas las interacciones de llamadas para un análisis detallado. Este sistema proporciona a las empresas información muy valiosa sobre las actividades de llamadas, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la planificación estratégica. Al centralizar los datos de las llamadas, CallHippo permite a las organizaciones mejorar la eficiencia de las comunicaciones y el compromiso con el cliente.

Características principales

• Análisis de llamadas en tiempo real
• Grabación y transcripción de llamadas
• Integración de CRM
• Herramientas de elaboración de informes personalizables

Pros

• La interfaz fácil de usar mejora la usabilidad.
• Los planes de precios flexibles se adaptan a las distintas necesidades de las empresas.
• La perfecta integración con los CRM más conocidos agiliza los flujos de trabajo.

Contras

• Las limitadas opciones de llamadas internacionales pueden restringir las operaciones globales.
• Los problemas ocasionales de conectividad pueden interrumpir el flujo de comunicación.

Precios

• Básico: 0 $ al mes por usuario
• Starter: 18 $ al mes por usuario
• Profesional: 30 $ al mes por usuario
• Ultimate: 42 $ al mes por usuario

2. Nextiva

Nextiva ofrece una amplia solución VoIP que incorpora sofisticadas funciones de registro de llamadas, lo que permite a las empresas obtener información exhaustiva sobre sus operaciones de comunicación.

A través de su plataforma, las empresas obtienen un conocimiento exhaustivo de sus actividades de telecomunicaciones, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la planificación estratégica. Con el enfoque de Nextiva en el análisis detallado de las llamadas y las capacidades de integración, las organizaciones pueden agilizar las operaciones y mejorar las interacciones con los clientes de forma eficaz.

Características principales

• Análisis de llamadas en tiempo real
• Grabación de llamadas
• Integración de CRM
• Herramientas de elaboración de informes personalizables

Pros

• La interfaz de fácil manejo facilita su uso.
• Medidas de alta seguridad garantizan la protección de los datos.
• Adecuado para empresas de todos los tamaños.

Contras

• Los planes de precios pueden ser relativamente más elevados para las pequeñas empresas.
• Las limitadas opciones de llamadas internacionales pueden restringir las operaciones globales.

Precios

• Esencial: 17,95 $ por usuario y mes
• Profesional: 21,95 $ por usuario y mes
• Empresa: 31,95 $ por usuario y mes

3. GoToConnect

GoToConnect es un software de registro de llamadas basado en web diseñado para pequeñas empresas, que ofrece un sistema de telefonía VoIP flexible. Permite a los equipos gestionar las llamadas de forma eficiente desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, ofreciendo una fachada profesional a quienes llaman. El sistema se integra perfectamente con CRM existentes como Salesforce y herramientas como Slack, lo que permite flujos de trabajo continuos. 

Además, con funciones como recepcionistas virtuales, transcripción del buzón de voz y enrutamiento de llamadas, GoToConnect ayuda a las empresas a ofrecer una experiencia superior al cliente al tiempo que optimiza los procesos de comunicación interna.

Características principales

• Correo de voz a correo electrónico, texto o transcripción
• Asistentes automáticos personalizables
• Enrutamiento y colas de llamadas
• Portabilidad de números y transferencias automáticas
• Números de teléfono comerciales ilimitados
• Análisis e informes en tiempo real
• Integración de la comunicación multicanal

Pros

• La fácil integración de CRM garantiza flujos de trabajo ininterrumpidos en todas las plataformas.
• Los asistentes automáticos altamente personalizables mejoran la gestión de llamadas y la satisfacción del cliente.
• Los análisis en tiempo real ayudan a controlar la eficacia de los agentes y la eficiencia operativa.

Contras

• Las funciones avanzadas pueden requerir una curva de aprendizaje para los nuevos usuarios.
• Los minutos gratuitos limitados en los planes base pueden conllevar costes adicionales.

Precios: CoToConnect ofrece tres opciones de precios, como se indica a continuación:

• Sistema telefónico: 26
• Conectar CX: 34
• Centro de contacto: 80

4. Teclado

Dialpad es una moderna plataforma de comunicación basada en la nube diseñada para agilizar las conversaciones empresariales a través de diversos canales. Ofrece una experiencia fluida de voz, vídeo y mensajería, lo que permite a los equipos colaborar eficazmente con independencia de su ubicación.

Con su interfaz intuitiva y sus funciones avanzadas, Dialpad mejora la productividad y facilita una comunicación fluida entre empleados y clientes. Su énfasis en la sencillez y la fiabilidad lo sitúan como la opción preferida para las empresas que buscan actualizar su infraestructura de comunicaciones.

Característica principal

• Buzón de voz
• Aplicación de teléfono para empresas
• Enrutamiento de llamadas
• Desvío de llamadas

Pros

• Diseñado con una interfaz intuitiva, que garantiza una experiencia de usuario sin esfuerzo.
• Facilita una integración perfecta con una amplia gama de herramientas existentes.
• Emplea funciones avanzadas destinadas a mejorar significativamente los niveles de productividad.

Contras

• Los precios pueden ser relativamente altos para las pequeñas y medianas empresas.
• Los usuarios han sugerido que se puede mejorar la atención al cliente.

Precios

• Voz AI: Desde 15 $ al mes
• Reuniones AI: 15 $ al mes
• AI Contact Center: 80 $ al mes
• Ventas AI: 60 $ al mes

5. Vonage

Vonage es un proveedor líder de soluciones de comunicación en la nube para empresas, que ofrece una amplia gama de servicios, como sistemas de telefonía VoIP, mensajería y videoconferencia.

Con su sólida infraestructura y su interfaz intuitiva, Vonage permite una comunicación fluida a través de varios canales, lo que permite a los equipos colaborar de forma eficaz. Su compromiso con la fiabilidad, la escalabilidad y las funciones innovadoras lo convierten en la mejor opción para las organizaciones que desean modernizar su infraestructura de comunicaciones y aumentar la productividad.

Características principales

• Operador automático
• Anuncio de llamada
• Retención de llamada
• Registro de llamadas e historial de contactos

Pros

• Los fiables sistemas telefónicos VoIP mejoran la eficacia de las comunicaciones.
• La perfecta integración con las herramientas empresariales existentes mejora la productividad.
• Los planes de precios flexibles se adaptan a las distintas necesidades y presupuestos de las empresas.

Contras

• Los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente podrían mejorar.
• Algunas funciones avanzadas pueden requerir costes adicionales.

Precios

• Móvil: 13,99 $ al mes por línea
• Premium: 20,99 $ al mes por línea
• Avanzado: 27,99 $ al mes por línea

6. RingCentral

RingCentral es un proveedor líder de soluciones de comunicación y colaboración basadas en la nube para centros de llamadas que atienden a empresas de todos los tamaños. Con su completo paquete de servicios, que incluye voz, vídeo, mensajería y conferencias, RingCentral permite una comunicación y colaboración fluidas entre equipos y canales.

Su interfaz fácil de usar y su infraestructura escalable la convierten en la opción preferida de las organizaciones que buscan agilizar los procesos de comunicación y mejorar la productividad en el dinámico entorno laboral actual.

Características principales

• Grabación automática de llamadas
• Buzón de voz visual
• Aparcamiento de llamadas
• Selección de llamadas

Pros

• Dispone de un sólido conjunto de herramientas de comunicación y colaboración.
• La interfaz de fácil manejo facilita su uso por parte de los empleados.
• La infraestructura escalable se adapta a empresas de distintos tamaños.

Contras

• Los precios pueden parecer relativamente altos para algunas empresas.
• Los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente pueden ser irregulares.

Precios

• Core: 20 $ por usuario y mes
• Avanzado: 25 $ por usuario y mes
• Ultra: 35 $ por usuario y mes

7. 8×8

8×8 es un destacado proveedor de soluciones de comunicación basadas en la nube, incluido software de seguimiento de llamadas, diseñadas para optimizar los procesos de comunicación empresarial. Con su completa gama de servicios, como voz, vídeo, mensajería y conferencias, 8×8 ofrece soluciones escalables adaptadas a empresas de todos los tamaños. Su interfaz fácil de usar y sus funciones avanzadas facilitan el seguimiento eficaz de las llamadas, el análisis y la colaboración entre equipos.

Características principales

• Asistencia inteligente al cliente
• Enrutamiento omnicanal
• Ver el espacio de trabajo del agente
• Análisis de centros de contacto

Pros

• Un completo conjunto de herramientas de comunicación para un uso versátil.
• Una interfaz fácil de usar facilita la adopción y la navegación.
• La infraestructura escalable atiende eficazmente a empresas de distintos tamaños.

Contras

• No se aplican actualizaciones periódicas, lo que hace que algunos aspectos del 8 x 8 queden obsoletos.
• Los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente pueden variar.

Precios

Contactar con ventas para precios

8. HubSpot

La aplicación de registro de llamadas de HubSpot ofrece una forma sencilla de gestionar y realizar un seguimiento de las llamadas de tus clientes dentro del CRM. Al registrar automáticamente las llamadas y los detalles relevantes, esta aplicación basado en web basado en web maximiza la productividad al reducir la introducción manual de datos. El sistema permite a tu equipo realizar y grabar llamadas directamente a través de VoIP o de un teléfono de escritorio, capturando cada interacción para facilitar el acceso.

Además, el sistema de registro de llamadas ayuda a los equipos de ventas a priorizar sus llamadas más importantes utilizando datos de contacto detallados, lo que garantiza que se centren en los clientes potenciales de alta prioridad. Esta función está disponible en las ediciones premium de Sales Hub y Service Hub.

Características principales

• Registro automático de llamadas
• Integración de VoIP
• Contactar con la Asociación Record
• Priorización de clientes potenciales
• Creación de tareas a partir de registros de llamadas
• Acceso a la aplicación móvil
• Grabación de llamadas

Pros

• Simplifica la gestión de clientes potenciales con seguimiento automático de llamadas y listas de llamadas priorizadas.
• Aumenta la productividad del equipo reduciendo las tareas manuales de registro de llamadas.
• Mejora el conocimiento de los clientes sincronizando todos los datos de las llamadas con los registros de CRM.

Contras

• Sólo disponible en los planes Premium de Sales Hub y Service Hub.
• La calidad de las llamadas VoIP puede depender de la estabilidad de Internet.

Precios: Esta función sólo está disponible en las ediciones premium de Sales Hub y Service Hub. Consulta la página de precios de Sales Hub y la página de precios de Service Hub para obtener más información.

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Conclusión

En conclusión, comprender los fundamentos de los sistemas de registro de llamadas, su funcionamiento y sus características clave es esencial para tomar decisiones informadas. Con la diversa gama de opciones disponibles, incluyendo CallHippo y otros proveedores, las empresas pueden adaptar sus opciones a sus necesidades y preferencias específicas. Cada software ofrece ventajas e inconvenientes únicos, pero todos tienen como objetivo agilizar la comunicación, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia general en el dinámico panorama empresarial actual.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo crear una plantilla de registro de llamadas? 

Para confeccionar una plantilla de registro de llamadas, empieza por esbozar la información esencial, como el nombre de la persona que llama, los datos de contacto, la fecha, la hora, la duración, el propósito y el resultado de la llamada. Utiliza hojas de cálculo o plantillas personalizables para organizar y personalizar los campos según tus necesidades.

2. ¿Se puede personalizar el software de registro de llamadas para adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa? 

Sí, el software de registro de llamadas puede adaptarse a las necesidades específicas de la empresa gracias a las opciones de personalización que ofrecen muchos proveedores. Por lo general, las empresas pueden personalizar los campos, las funciones de elaboración de informes, la integración con otros sistemas y los permisos de acceso para adaptar el software a sus flujos de trabajo y objetivos específicos.

3. ¿Hasta qué punto es seguro el software de registro de llamadas?

Los datos registrados por el software de registro de llamadas suelen estar protegidos mediante protocolos de encriptación, controles de acceso y medidas de cumplimiento. Sin embargo, el nivel de seguridad puede variar según el proveedor de software y el método de implantación. Es esencial elegir proveedores de confianza, aplicar las mejores prácticas de seguridad y cumplir la normativa pertinente de protección de datos para garantizar la seguridad de los datos de las llamadas grabadas.

Publicado : 26 de febrero de 2024

Supriya Bajaj

Supriya Bajaj es una desarrolladora de contenidos senior con una inmensa experiencia en el ámbito de la telefonía VoIP. Con un profundo conocimiento de los sistemas VoIP y de las tecnologías emergentes en este campo, ofrece contenidos perspicaces y específicos. Conocida por simplificar temas complejos y por sus artículos de liderazgo intelectual, Supriya ofrece contenidos prácticos tanto para el público técnico como para el no técnico.

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