Actualizado : 23 de julio de 2025Como organización, tendrá que construir una sólida infraestructura informática, en particular un canal de comunicación que apoye la comunicación interna y la atención al cliente para promover el trabajo desde casa.
Al igual que las empresas, los empleados que trabajan a distancia -otra parte interesada clave- también necesitan una solución avanzada y fácil de usar para llevar a cabo sus tareas con éxito.
Pasemos a conocer mejor la necesidad de los sistemas telefónicos para oficinas remotas y cómo pueden mejorar la eficiencia.
¿Qué es un sistema telefónico para oficinas remotas, cuáles son sus ventajas, cuáles son sus características y cómo conseguir uno? Vamos a sumergirnos para entender todos estos conceptos.
¿Qué es una centralita remota?
A sistema telefónico de oficina remota es un sofisticado sistema telefónico virtual basado en la nube que permite a las empresas hacer y recibir llamadas utilizando una conexión a Internet de banda ancha en lugar de una línea telefónica analógica tradicional. A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, que se basan en la conmutación de circuitos, los sistemas telef ónicos en la nube se basan en la conmutación de paquetes.
La red de conmutación de paquetes es superior a la red de conmutación de circuitos porque sólo transmite datos ruidosos y elimina los espacios muertos o silencios.
Además de una transferencia de datos mejor y más coherente, la solución telefónica para trabajar desde casa incluye una serie de funciones de comunicación avanzadas que mejoran la comunicación empresarial y la comunicación interna entre los empleados.
Algunas de las características más destacadas que ofrecen las soluciones telefónicas para trabajar desde casa de mayor reputación, como CallHippo, son las siguientes:
- Respuesta de voz interactiva (IVR)
- Marcador automático
- Distribución automática de llamadas (ACD)
- Control de llamadas
- Análisis avanzados
- Grabación de llamadas
- Conferencia telefónica
- Interruptor inteligente
- Conexión global
- Música en espera
- Intrusión en las llamadas
Todas estas características tienen sus propias ventajas, pero cuando se combinan, crean un completo sistema de trabajo de oficina remota adecuado para todo tipo y tamaño de empresas. Ahora echemos un vistazo rápido a algunas de las características esenciales de un sistema telefónico para trabajo remoto.
Las 7 características principales de un sistema telefónico para oficinas remotas
A continuación se enumeran algunas de las características que todo sistema telefónico para oficinas remotas debe tener. Veamos brevemente cada una de ellas.
1. Respuesta de voz interactiva (IVR)
IVR es un sistema de menús de telefonía que permite identificar, segmentar y dirigir a las personas que llaman al departamento o a las personas más relevantes de su organización. Esta solución de telefonía para trabajar desde casa ofrece varias ventajas a las empresas, como el enrutamiento eficaz de las llamadas, la recopilación de datos de las personas que llaman, la priorización de las llamadas en función de su valor, la ayuda en la gestión de grandes volúmenes de llamadas y la mejora del recorrido de las personas que llaman.
2. Saludos personalizados
Esta función de solución telefónica para trabajar desde casa permite a las empresas establecer saludos de bienvenida únicos para las personas que llaman. Además, las empresas pueden utilizar esta función para comercializar sus productos o servicios, así como para notificar a los llamantes/clientes sobre nuevos productos en camino.
Las empresas también pueden utilizar la opción Música en espera para mantener ocupadas a las personas que llaman mientras esperan en la cola. De este modo se reducirá la tasa de llamadas perdidas.
3. Cola de llamadas
Cola de llamadas es una función que mantiene a las personas que llaman en una cola o en espera mientras el equipo o los agentes están ocupados con otras llamadas. Esta función del sistema telefónico para trabajar desde casa suele ser necesaria durante un periodo de gran volumen de llamadas, ya que ayuda a reducir la tasa de llamadas perdidas.
Además, la función también informa a los clientes en cola de la hora prevista de recogida de la llamada para que se hagan una idea de cuánto tiempo tendrán que esperar. En general, esta función mantendrá a los clientes ocupados hasta que alguien hable con ellos, reduciendo la tasa de abandono de llamadas.
4. Intrusión en las llamadas
La interceptación de llamadas es una función de la solución telefónica para trabajar desde casa que permite a un miembro superior del equipo, a un directivo o a cualquier agente unirse a una conversación en curso. La herramienta está pensada para ayudar a los agentes cuando no están seguros de una información específica o tienen dificultades para resolver un problema con un cliente.
Esta función del sistema telefónico para personal remoto es especialmente beneficiosa cuando se trata de formar a nuevos agentes. Los agentes veteranos pueden intervenir en una llamada en curso y ayudar a los novatos cuando lo necesiten.
5. 5. Desvío de llamadas
Cuando estás en casa, hay posibilidades de que no estés delante del sistema todo el tiempo. Por eso, en estos casos, la opción de desvío de llamadas puede venir en tu ayuda. Esta función de solución telefónica para trabajar desde casa te permite especificar tu número de teléfono personal o profesional al que quieres que se desvíen tus llamadas en caso de que el número principal no responda.
Según una investigación reciente, 6 de cada 10 personas no quieren trabajar desde casa a tiempo completo ni permanecer en el mismo lugar de forma constante, por lo que con esta opción podrá moverse por la casa, realizar tareas domésticas y gestionar a todos sus clientes simultáneamente sin tener que pasar horas en un mismo espacio.
6. Marcador automático
Otra característica novedosa de las soluciones telefónicas para trabajar desde casa que se utiliza especialmente para las llamadas salientes es el marcador automático. La herramienta marca inmediatamente el siguiente número de teléfono de la guía e inicia la llamada en cuanto finaliza la actual.
Esta función le permitirá reducir los tiempos muertos entre llamadas y aumentar la productividad. También permite a los agentes ser más eficientes, puesto que ya no tienen que perder tiempo eligiendo y marcando números.
7. Comunicación unificada
Cuando el equipo trabaja desde casa, un canal de comunicación unificado que capture los datos de las conversaciones de múltiples canales y los organice en un repositorio centralizado. Las empresas podrán alcanzar este objetivo en gran medida utilizando la solución de telefonía para trabajar desde casa basada en la nube.
El sistema le permitirá recopilar todas las conversaciones y datos relacionados y almacenarlos en un único lugar.
Estas son las 7 características que todo sistema telefónico para trabajadores remotos debe incluir. Sin embargo, además de estas funcionalidades, hay varios otros factores a tener en cuenta a la hora de elegir la mejor solución telefónica para trabajar desde casa. Recuerde que seleccionar el sistema de telefonía VoIP equivocado causará más daño que beneficio a su negocio.
Veamos ahora algunas de las principales ventajas del sistema telefónico para oficinas remotas.
7 ventajas clave de las soluciones telefónicas para oficinas remotas
A continuación se enumeran las 7 ventajas clave de un sistema telefónico para trabajadores remotos que mejorará la experiencia de trabajo y el rendimiento de los agentes. Los sistemas telefónicos para oficinas remotas también ayudan a las organizaciones a mantenerse por delante de la competencia y proporcionar un servicio al cliente fluido y puntual. Veamos brevemente cada una de estas ventajas una por una.
1. Mejora las relaciones profesionales
Aunque trabaje desde casa, se espera que su cliente no se entere. Puede conseguirlo aprovechando las soluciones telefónicas para trabajar desde casa. Por ejemplo, el sistema telefónico para trabajadores remotos basado en la nube te permite llamar utilizando un número de empresa oficial, dando la impresión a los clientes de que eres un empleado autorizado y no un spammer.
Además, las funciones de los sistemas telefónicos virtuales, como el enrutamiento de llamadas, el bloqueo de llamadas y el IVR, le permiten gestionar las llamadas de forma eficaz y sin retrasos.
Además, cuando un cliente recibe una llamada de un número de teléfono gratuitoes más probable que acepte la llamada, ya que da la impresión de que se trata de una empresa bien establecida o de renombre. Con el tiempo, esto aumentará tanto la tasa de captación de llamadas como la tasa de conversión.
2. Infraestructura escalable
Cuando se adopta el modelo de trabajo desde casa, instalar una infraestructura dedicada en el domicilio de cada empleado no resulta práctico. Afortunadamente, si aprovecha la solución de telefonía para trabajar desde casa basada en la nube, podrá crear la infraestructura de TI necesaria mediante configurar sistemas telefónicos VoIP en casa de cada empleado sin gastar mucho dinero ni esfuerzo.
Todo en lo que tendrá que invertir son teléfonos IP e Internet de banda ancha, ambos fácilmente disponibles. Cualquier empleado que tenga acceso a estos recursos fundamentales podrá hacer y recibir llamadas a los clientes, así como participar en el sistema de comunicación unificada para la comunicación interna.
Además, la organización no tendrá que adquirir un plan de servicios premium al principio ni realizar una inversión sustancial. En su lugar, las empresas pueden escalar los recursos y servicios en función del crecimiento.
3. Portabilidad excepcional
Con una solución telefónica para trabajar desde casa basada en la nube, puedes responder a las llamadas desde cualquier dispositivo inteligente, como un smartphone o un ordenador. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet decente y un teléfono IP. Esto te permitirá atender llamadas y servir a los clientes en todo momento, sin importar si estás en la oficina, en casa o tomando el sol en la playa.
Este nivel de portabilidad proporcionado por un sistema telefónico de oficina remota aumenta los beneficios, incluida una mayor satisfacción del cliente, una mejora de la productividad, una mejora de la marca y mucho más. En pocas palabras, una mayor portabilidad garantizará que el trabajo remoto no tenga un impacto negativo en las operaciones y que cada llamada entrante se responda siempre sin falta.
4. Garantiza conversaciones de calidad
Un sistema de comunicación impecable es un requisito básico para garantizar un servicio al cliente de calidad y una comunicación interna sin fisuras. Las empresas pueden lograr este objetivo aprovechando las soluciones de telefonía para trabajar desde casa que les permiten llevar a cabo actividades de atención al cliente o comunicación interna de forma fluida.
Además, el sistema telefónico de oficina remota basado en la nube también le permitirá realizar un seguimiento de varias métricas de rendimiento del centro de llamadasrealizar un seguimiento de las llamadas telefónicas, supervisar y grabar llamadas en tiempo real, realizar análisis avanzados y mucho más.
Además, la comunicación unificada de la solución telefónica basada en la nube para trabajar desde casa garantiza que todos los agentes, incluso los que trabajan a distancia, estén al tanto de las interacciones con los clientes y de las acciones realizadas para cada caso.
Esto no sólo evita que los agentes atiendan al mismo cliente al mismo tiempo, sino que también garantiza que no haya discrepancias en la comunicación o que el cliente transmita siempre la misma información, independientemente del agente que se ocupe del caso.
5. Reducción de costes
Otra ventaja significativa de las soluciones telefónicas para trabajar desde casa es el ahorro de costes. Como se ha señalado anteriormente, invertir en un sistema telefónico para oficinas remotas hace que sea sencillo y rápido configurar la infraestructura informática necesaria en el lugar de trabajo de cada empleado. Además, a diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, no tendrá que invertir en una gran cantidad de hardware ni mantenerlo.
Además, cuando utilice VoIP para trabajadores remotos, se beneficiará de tarifas de llamadas sustancialmente más bajas. Además, como los proveedores de VoIP mantienen el sistema telefónico basado en la nube, ni usted ni sus empleados tendrán que pagar por el mantenimiento del sistema. En su lugar, el proveedor de servicios VoIP se encargará de ello.
Además, al tratarse de una solución escalable, las soluciones telefónicas para trabajar desde casa permitirán a las empresas empezar con un plan básico y ampliar o reducir gradualmente el paquete de servicios en función del crecimiento del negocio. Todos estos factores supondrán un importante ahorro de costes.
6. 99,99% de tiempo de actividad del sistema
Cuando invierte en un sistema telefónico de oficina remota basado en la nube, obtiene un tiempo de actividad excepcional, es decir, la cantidad de tiempo que el sistema permanece operativo. Dado que los agentes están dispersos geográficamente por la región en un entorno de trabajo desde casa, el sistema debe permanecer operativo en todo momento. Reparar y mantener el sistema en cada ubicación sería difícil y caro.
Afortunadamente, las soluciones telefónicas para trabajar desde casa que funcionan a través de Internet proporcionan un 99,99% de tiempo de actividad del sistema sin apenas fallos del sistema. Además, en comparación con las líneas telefónicas tradicionales, tiene muchos menos cortes de energía y no es vulnerable a las calamidades naturales. Todos estos factores contribuyen significativamente a reducir el tiempo de inactividad o inoperatividad del sistema y a proporcionar una experiencia sin interrupciones.
7. Colaboración eficaz en equipo
Además de una comunicación excelente, las soluciones telefónicas para trabajar desde casa también proporcionan una sólida plataforma de colaboración que permite a los usuarios compartir archivos y ficheros sin problemas. Los documentos compartidos también pueden ser editados y organizados por varios usuarios, lo que permite una colaboración más eficiente y productiva.
Además, esta plataforma de colaboración crea un eje central de conocimientoeliminando la necesidad de ir y venir de documentos para editarlos individualmente, ya que nadie se pierde ninguna actualización.
Como ya se ha dicho, compartir datos en tiempo real permite a los miembros del equipo enterarse de lo que ocurre con cada caso y comprender mejor su evolución. También evita que proporcionen información inexacta o que se comprometan a cosas diferentes con el cliente. En general, la colaboración en tiempo real permite a los equipos funcionar de forma más eficiente y eficaz.
Estas son las 7 ventajas de una solución telefónica para trabajar desde casa que explican por qué debería adquirir una. El sofisticado sistema telefónico para oficinas remotas no solo reduce los costes, sino que también proporciona varias ventajas, como escalabilidad bajo demanda, excelente portabilidad, tiempo de actividad del 99,99 %, coste de instalación mínimo o nulo, etc.
Así que, ahora que está convencido de que la VoIP para trabajadores remotos beneficiará sustancialmente a su equipo de trabajo remoto, vamos a averiguar cómo suscribirse a una.
Cómo conseguir una centralita de oficina remota en 8 sencillos pasos
Empezar a utilizar un sistema telefónico para oficinas remotas es mucho más fácil de lo que piensa, especialmente si opta por CallHippo, el mejor sistema telefónico para trabajadores remotos. Todo lo que necesitas hacer es seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Crear una cuenta Crear una cuenta en CallHippo e inicie sesión con sus credenciales.
Segundo paso: En el panel de control, haga clic en la pestaña "Añadir número" y elija el país al que desea dirigirse.
Paso 3: Filtre los números virtuales según sus preferencias y elija el mejor número virtual del conjunto de números.
Paso 4: Seleccione un paquete en función de sus necesidades y realice el pago.
Paso 5: Asigne extensiones telefónicas en función de sus requisitos de llamadas o del flujo de trabajo del proceso.
Paso 6: Forme a sus agentes en el uso del sistema virtual de llamadas a empresas.
Paso 7: Graba y carga tus saludos personalizados.
Paso 8: Empiece a hacer y recibir llamadas telefónicas.
Eso es todo. Sin embargo, asegúrese de añadir al sistema los usuarios que responderán a sus llamadas.
Conclusión: El trabajo desde casa es realmente un modelo de trabajo innovador que beneficia tanto a los empleados como a las organizaciones. Sin embargo, para evitar un descenso de la productividad y el rendimiento, las empresas deben invertir en sofisticados sistemas de comunicación, así como en otras herramientas y tecnologías de oficina remota, como las soluciones de telefonía para trabajar desde casa. Esta solución de telefonía permitirá a su equipo remoto trabajar con una eficiencia óptima y ofrecer el mejor servicio posible al cliente.
Publicado : 28 de abril de 2022
Paras Kela aporta a sus escritos una gran riqueza de conocimientos informáticos, con especial atención a los contenidos técnicos. En los últimos años, se ha especializado en soluciones de telefonía virtual, creando contenidos claros y perspicaces. Su pasión por la tecnología, su experiencia en el campo de las TI y su dedicación al aprendizaje de nuevas tendencias hacen que los temas complejos sean fáciles de entender.
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